Wissensmanagement
Wissensmanagement im Unternehmen ist heute kaum mehr wegzudenken. Wissen gilt als wertvolle Ressource und bedeutet einen ökonomischen Wettbewerbsvorteil in der immer stärker globalisierten Welt. Auch in mittleren und kleineren Firmen und Einrichtungen wie Schulen, Verbänden oder Organisationen spielt das Wissensmanagement zunehmend eine größere Rolle. Wissensmanagement bedeutet, vorhandenes Wissen
- zu identifizieren,
- zu vernetzen,
- zu bewerten und
- bestmöglich strategisch und operativ einzusetzen.
Dafür gibt es verschiedene Wissensmanagement-Methoden. Wissensmanager, die das Wissen eines Unternehmens koordinieren, sorgen dafür, dass sämtliches vorhandene Wissen gespeichert, verwaltet und für andere verfügbar gemacht wird. Nur so sind alle Mitarbeiter jederzeit informiert und auf dem neuesten Stand. Wissen steckt aber nicht nur im Unternehmen selbst. Vielmehr verfügen auch Partner, Lieferanten oder Kunden über externes Wissen, das Wissensmanager für das Unternehmen zugänglich machen. So lässt sich neues Wissen generieren und in innovative Produkte, Prozesse und Geschäftsfelder umsetzen (Innovationsmanagement).
Wissensmanagement funktioniert über ein Wissensmanagement-System, das zu den Strukturen eines Unternehmens passt. Es unterstützt Wissensmanager dabei, die Fäden in der Hand zu halten und lose Enden zusammenzuführen. Hilfreich sind außerdem Wissensmanagement-Instrumente wie eine Wissensmanagement-Software oder eine Wissensdatenbank, die das Wissen sammelt, ordnet, strukturiert und allen Mitarbeitern über ein kluges Dokumentenmanagement zugänglich macht. Solche Wissensmanagement-Tools vereinfachen das Projektmanagement und Prozessmanagement meist erheblich. Wissenschaftler haben verschiedene Wissensmanagement-Modelle aufgestellt, die unterschiedliche Kernprozesse und Aktivitäten im Wissensmanagement abbilden. Für Unternehmen erstellen Fachleute auf dieser Basis individuell ein Konzept für die Einführung von Wissensmanagement.
1. Konzepte
Um Wissensmanagement in einem Unternehmen einzuführen, sollte ein Konzept entwickelt werden. Fachleute erstellen diese Konzepte individuell für Unternehmen.
1.2. Konzeptentwicklung
Die Konzeptentwicklung ist ein wesentlicher Pfeiler, wenn ein Unternehmen neue Projekte (z.B. Wissensmanagement) oder Produkte entwickeln möchte. Ein Konzept erstellen gehört zu den Aufgaben eines Konzeptentwicklers. Im Gegensatz zum Projektmanager, der einen Plan nach strikten Vorgaben abarbeitet, muss er ein wenig kreativer sein. Die Konzeptentwicklung besitzt einigen Gestaltungsspielraum, ist aber die Basis für den späteren konkreten Projektplan – und auch seinen Erfolg. Aus der Konzepterstellung lassen sich die wichtigsten Aufgaben, die Verantwortlichen, die Arbeitspakete, Umsetzungsschritte und der Zeitplan für die Produktentwicklung ableiten. Eine Konzept-Vorlage oder Konzepterstellung-Vorlage als kostenloser Download im Internet erleichtert Ihnen das Arbeiten, wenn Sie ein Konzept entwickeln.
Die Konzeptentwicklung bedeutet zunächst:
- Zuhören
- Fragen stellen
- das Problem des Auftraggebers erfassen
- alle wesentlichen Fakten sammeln
Alle Informationen fließen in den Konzeptplan ein. Konzepter entwickeln eigene Ideen und finden überzeugende Lösungsansätze für das Problem. Gleichzeitig müssen sie strukturiert mit passenden Konzeptionswicklungs-Methoden und -Instrumenten vorgehen. Erkennbar sein sollten ein roter Faden und eine logische, nachvollziehbare Gliederung (Konzept-Bausteine).
Wer einen Konzeptplan erstellen möchte, sollte einige Punkte berücksichtigen:
- die Beschreibung der Aufgabe und des Projekts
- die Situationsanalyse (Einflussfaktoren, Zusammenhänge, Chancen, Schwachstellen)
- die Zielsetzung (Priorität, Art der Ziele, z.B. inhaltlich oder finanziell).
Auch die Bewertung ist Teil der Konzeptentwicklung, damit der Entscheider die Chancen und Risiken des Projektes besser einschätzen und fundierte Entscheidungen treffen kann. Der Punkt „Projektumsetzung“ im Firmenkonzept beinhaltet alle dafür notwendigen Aspekte, etwa die Ressourcen oder den Budgetbedarf. Und: Das Konzept muss für alle Beteiligten gut verständlich sein.
2. Tools
2.1. Semantische Systeme/Suchmaschinen
Semantische Systeme sind Werkzeuge, um die zunehmende Datenflut besser zu bewältigen. Denn täglich stürmen unzählige neue Informationen aus E-Mails, PDFs, Dokumentationen oder Produktbeschreibungen auf die Firmenmitarbeiter ein. Semantische Systeme weisen Daten durch semantische Anmerkungen verschiedene Bedeutungen zu (Semantik = Bedeutung). So ist es möglich, in Datenbanken nach Schlüsselbegriffen und unterschiedlichen Bedeutungskontexten zu suchen. Damit verändern sich auch die Möglichkeiten, auf diese Informationen zuzugreifen. Ein semantisches Netz oder semantisches Netzwerk bildet begriffliche Zusammenhänge und unterschiedliche Bedeutungen von Wörtern ab.
Eine semantische Suche bieten längst auch Web-Suchmaschinen wie die Google-Suche. Der Suchmaschinen-Algorithmus arbeitet mit der semantischen Analyse (semantic analysis), um maßgeschneiderte und relevante Suchergebnisse zu liefern. Die Suchmaschinenoptimierung (SEO) von Online-Inhalten und das Suchmaschinenmarketing (SEM) setzen ebenfalls darauf, dass Nutzer Wörter in bestimmten Bedeutungsumfeldern und Zusammenhängen suchen. Beim Ranking des Contents geht es dann um dessen Sinngehalt, seine Zusammenhänge, Verknüpfungen und Beziehungen. Die Suchmaschinen-Werbung ist wiederum passgenau auf die Inhalte zugeschnitten, die ein Nutzer in den Suchmaschinen (Internet) gesucht hat. Jeder Mensch besitzt übrigens ein semantisches Gedächtnis, das in einem semantischen Netzwerk organisiert ist. Es umfasst sein Fakten- und Allgemeinwissen, das er im Lauf des Lebens anhäuft. Darin sind grundlegende Bedeutungen von Wörtern, Begriffen und deren Zusammenhänge als verbale oder visuelle Codes gespeichert.
2.2. Wissensdatenbanken
Wissensdatenbanken (knowledge database) sind ein fester Bestandteil des Wissensmanagements. Die Wissensdatenbank-Vorteile sind, dass sie das gesamte Wissen eines Unternehmens (z.B. Dokumente, Bilder, Videos) sammeln und es für Mitarbeiter schnell verfügbar machen – zu jeder Zeit und an jedem Ort. Eine Herausforderung der Wissensdatenbank für Unternehmen ist, dass das Wissen „flüssig“ ist, sich schnell verändert, veraltet und damit oft nicht mehr relevant ist. Es gilt also, die Wissensdatenbanken regelmäßig mit neuem Wissen zu „füttern“ und Informationen zu aktualisieren. Der Aufbau einer Wissensdatenbank kostet Zeit und Geld – für Organisation, Hard- und Software sowie für das Anpassen und Einrichten (Schnittstellen!) des Wissensmanagementsystems. Wer eine Wissensdatenbank erstellen will, braucht spezialisierte Mitarbeiter. In größeren Unternehmen sind Wissensdatenbanken heute Standard. Kleinere und mittlere Unternehmen scheuen diese Investitionen dagegen oft.
Es gibt heute eine Vielzahl an Wissensdatenbank-Software, die das Wissen verwaltet und zugänglich macht. Die Wissensmanagement-Software erlaubt beispielsweise die Dokumentenverwaltung (Dokumentenmanagement), Ideenverwaltung oder das Management des gesamten Wissens (knowledge management). Je nach Unternehmen eignen sich unterschiedliche Wissensmanagement-Werkzeuge:
- Wissensdatenbanken (Strukturierung, Workflows, gemeinsame Arbeit an Dokumenten)
- Intranet
- Mitarbeiterportal
- Share Points
- Clouds
- Wikis
- Groupware/Collaboration Management Systeme (Interaktion der Mitarbeiter)
- Enterprise Search Engines für größere Unternehmen zur Dokumentensuche
Auch gibt es Lösungen, die Wikis mit Social Media-Werkzeugen verbinden. Einige Hersteller bieten eine Wissensdatenbank Freeware (Wissensdatenbank open source) an.